Last updated / Zuletzt aktualisiert: Juni 2026
1. Controller / Verantwortlicher
English
The controller responsible for data processing within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) is:
Academia Germany
Sunny Adiwal
Markstr. 340
44801 Bochum, Germany
Email: info@academiagermany.com
Phone: +49 1521 6696484
Deutsch
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Academia Germany
Sunny Adiwal
Markstr. 340
44801 Bochum, Deutschland
E-Mail: info@academiagermany.com
Telefon: +49 1521 6696484
2. Data We Collect / Welche Daten wir erheben
English
We may collect and process the following personal data:
- First and last name
- Email address
- Phone number
- Postal address
- Date of birth
- Nationality
- Academic background
- Educational certificates and transcripts
- Curriculum vitae (CV)
- Copy of passport or ID document
- Visa status information
- Information about your application goals
- Communication content
- Booking details and consultation notes
Deutsch
Wir können folgende personenbezogene Daten erheben und verarbeiten:
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Anschrift
- Geburtsdatum
- Staatsangehörigkeit
- Akademischer Hintergrund
- Bildungsnachweise und Zeugnisse
- Lebenslauf (CV)
- Kopie des Reisepasses oder Ausweisdokuments
- Informationen zum Visumstatus
- Informationen zu Ihren Bewerbungszielen
- Kommunikationsinhalte
- Buchungsdetails und Beratungsnotizen
3. How We Collect Your Data / Wie wir Ihre Daten erheben
English
We collect your personal data in the following ways:
- Directly from you through forms: When you fill out our contact form, booking form, or inquiry form on our website
- Through email communication: When you contact us directly by email
- Through uploaded files: When you upload documents, certificates, or identity document copies via our website or send them by email
- Through phone calls or video meetings: When you call us or participate in a consultation meeting
- Automatically through website technology: Cookies, IP address, and usage data are automatically collected when you visit our website
You decide for yourself which data you share with us. Some data is required to process your request, while other data is optional.
Deutsch
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten auf folgende Weise:
- Direkt von Ihnen durch Formulare: Wenn Sie unser Kontaktformular, Buchungsformular oder Anfrageformular auf unserer Website ausfüllen
- Durch E-Mail-Kommunikation: Wenn Sie uns direkt per E-Mail kontaktieren
- Durch hochgeladene Dateien: Wenn Sie Dokumente, Zeugnisse oder Ausweiskopien über unsere Website hochladen oder per E-Mail übermitteln
- Durch Telefonanrufe oder Videogespräche: Wenn Sie mit uns telefonieren oder ein Beratungsgespräch führen
- Automatisch durch Website-Technologie: Cookies, IP-Adresse und Nutzungsdaten werden automatisch erfasst, wenn Sie unsere Website besuchen
Sie entscheiden selbst, welche Daten Sie uns mitteilen. Einige Daten sind erforderlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, andere sind optional.
4. Purpose of Data Processing / Zweck der Datenverarbeitung
English
We process your personal data for the following purposes:
- Handling your enquiries
- Conducting consultation sessions
- Supporting applications to universities and higher education institutions
- Supporting applications to language schools
- Supporting applications for an Ausbildung (vocational training)
- Supporting other education- or residency-related services
- Supporting German language trial or demo lessons and language learning consultations
- Managing appointments and bookings
- Communication in connection with your enquiry
- Fulfilling legal and contractual obligations
- Improving our website and services
Deutsch
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:
- Bearbeitung Ihrer Anfragen
- Durchführung von Beratungsgesprächen
- Unterstützung bei Bewerbungen an Hochschulen und Universitäten
- Unterstützung bei Bewerbungen an Sprachschulen
- Unterstützung bei Bewerbungen für eine Ausbildung
- Unterstützung bei anderen bildungs- oder aufenthaltsbezogenen Dienstleistungen
- Unterstützung bei der ersten Probestunde oder Demostunde und Sprachlernberatungen
- Verwaltung von Terminen und Buchungen
- Kommunikation im Rahmen Ihrer Anfrage
- Erfüllung rechtlicher und vertraglicher Pflichten
- Verbesserung unserer Website und Dienstleistungen
5. Legal Basis for Processing / Rechtsgrundlage der Verarbeitung
English
We process your personal data on the following legal bases:
- Art. 6(1)(a) GDPR — your consent
- Art. 6(1)(b) GDPR — performance of a contract or pre-contractual measures
- Art. 6(1)(c) GDPR — compliance with legal obligations
- Art. 6(1)(f) GDPR — legitimate interest (operation and improvement of our services)
When processing ID documents and sensitive data, we rely on your explicit consent as well as the necessity of the processing for the service you have requested.
Deutsch
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgender Rechtsgrundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Ihre Einwilligung
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (Betrieb und Verbesserung unserer Dienstleistungen)
Bei der Verarbeitung von Ausweisdokumenten und sensiblen Daten stützen wir uns auf Ihre ausdrückliche Einwilligung sowie die Notwendigkeit der Verarbeitung für die von Ihnen angefragte Dienstleistung.
6. Handling of ID Documents and Educational Records / Umgang mit Ausweisdokumenten und Bildungsnachweisen
English
When you provide us with copies of your passport, ID document, academic certificates or similar documents, we use them exclusively for the purpose of the application or consultation you have requested.
These documents may be required for:
- Supporting university applications
- Supporting language school applications
- Supporting Ausbildung applications
- Verification of identity and qualifications
- Preparation of application documents
Processing is carried out only to the extent necessary for the respective service.
Deutsch
Wenn Sie uns Kopien Ihres Reisepasses, Ausweisdokuments, akademischer Zeugnisse oder ähnlicher Unterlagen zur Verfügung stellen, verwenden wir diese ausschließlich für den Zweck Ihrer angefragten Bewerbung oder Beratung.
Diese Dokumente können erforderlich sein für:
- Unterstützung bei Hochschulbewerbungen
- Unterstützung bei Sprachschulbewerbungen
- Unterstützung bei Ausbildungsbewerbungen
- Identitätsprüfung und Qualifikationsnachweise
- Erstellung von Bewerbungsunterlagen
Die Verarbeitung erfolgt nur im notwendigen Umfang für die jeweilige Dienstleistung.
7. Recipients of Your Data / Empfänger Ihrer Daten
English
Your data is only shared insofar as this is necessary for the provision of our services, for example with:
- Universities and higher education institutions
- Language schools
- Employers or vocational training providers
- Service providers acting on our behalf
- IT and hosting providers
- Email and communication providers
Your data is not shared for advertising purposes, nor is it sold.
Deutsch
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, beispielsweise an:
- Hochschulen und Universitäten
- Sprachschulen
- Arbeitgeber oder Ausbildungsbetriebe
- Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig werden
- IT- und Hosting-Dienstleister
- E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
Eine Weitergabe Ihrer Daten zu Werbezwecken oder ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.
8. Cookies and Tracking / Cookies und Tracking
English
Our website may use cookies or similar technologies.
Necessary cookies ensure the proper functioning of the website. Where we use analytics, marketing or third-party services, we will obtain your consent if required.
You can adjust your cookie settings at any time via the cookie banner or your browser.
Deutsch
Unsere Website verwendet möglicherweise Cookies oder ähnliche Technologien.
Notwendige Cookies sorgen für die ordnungsgemäße Funktion der Website. Sofern wir Analyse-, Marketing- oder Drittanbieterdienste einsetzen, holen wir Ihre Einwilligung ein, sofern erforderlich.
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über das Cookie-Banner oder Ihren Browser anpassen.
9. Contact and Booking Forms / Kontakt- und Buchungsformulare
English
When you contact us via a form or book a consultation, we process the data you submit. This may include:
- Your name
- Your email address
- Your phone number
- The service requested
- The content of your message
- Uploaded files
Use of the forms is voluntary, but necessary for us to process your enquiry.
Deutsch
Wenn Sie uns über ein Formular kontaktieren oder eine Beratung buchen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten. Dies kann umfassen:
- Ihren Namen
- Ihre E-Mail-Adresse
- Ihre Telefonnummer
- Die gewünschte Dienstleistung
- Den Inhalt Ihrer Nachricht
- Hochgeladene Dateien
Die Nutzung der Formulare ist freiwillig, aber für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich.
10. Storage Period / Speicherdauer
English
We store your personal data only for as long as necessary for the respective processing purpose.
In general:
- Enquiry data is stored until the communication is completed
- Customer data is stored for the duration of the service
- Documents are deleted once the purpose has been fulfilled, unless there is a statutory retention obligation
Specifically: 12 months after completion of the service, all data is deleted.
Deutsch
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Im Allgemeinen gilt:
- Anfragedaten werden bis zum Abschluss der Kommunikation gespeichert
- Kundendaten werden für die Dauer der Dienstleistung gespeichert
- Dokumente werden nach Erfüllung des Zwecks gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
Konkret: 12 Monate nach Abschluss der Dienstleistung, danach werden alle Daten gelöscht.
11. Security / Sicherheit
English
We take appropriate technical and organisational measures to protect your personal data against loss, misuse, unauthorised access, disclosure, alteration or destruction. These include:
- SSL/TLS encryption
- Access controls
- Password protection
- Secure storage systems
- Access restricted to authorised personnel
Deutsch
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören:
- SSL/TLS-Verschlüsselung
- Zugangskontrollen
- Passwortschutz
- Sichere Speichersysteme
- Zugriffsbeschränkung auf autorisiertes Personal
12. Transfers to Third Countries / Übermittlung in Drittländer
English
Where data is transferred to countries outside the European Economic Area, we ensure appropriate safeguards in accordance with the requirements of the GDPR.
Deutsch
Sofern eine Datenübermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, stellen wir angemessene Garantien gemäß den Anforderungen der DSGVO sicher.
13. Your Rights / Ihre Rechte
English
You have the following rights:
- Right of access (Art. 15 GDPR)
- Right to rectification (Art. 16 GDPR)
- Right to erasure (Art. 17 GDPR)
- Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
- Right to data portability (Art. 20 GDPR)
- Right to object (Art. 21 GDPR)
- Right to withdraw consent (Art. 7(3) GDPR)
To exercise your rights, please contact us at: info@academiagermany.com
You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.
Deutsch
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: info@academiagermany.com
Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen.
14. Consent / Einwilligung
English
Where processing is based on your consent, you may withdraw it at any time with effect for the future.
The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out prior to the withdrawal.
Deutsch
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
15. Changes to This Privacy Policy / Änderungen dieser Datenschutzerklärung
English
We reserve the right to update this Privacy Policy as needed. The current version is always available on this page.
Deutsch
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf dieser Seite.